Bien organiser sa journée

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Pour partir du bon pied dans votre journée professionnelle, il y a des techniques à mettre en place, des réflexes à acquérir afin d’optimiser votre temps de travail.

Gare à vous si vous ne procédez pas méthodiquement, vous pourriez vous retrouver submergés dans la masse des e-mails et ne plus savoir où donner de la tête.
Voici un schéma d’organisation qui a fait ses preuves et qui prend en compte divers facteurs.

1)Tenez compte de votre horloge interne !

Des études le prouvent : entre 9h et 11h puis entre 16h et 18h, les performances des travailleurs sont à leur paroxysme.
Autant dire que ce sont les créneaux horaires idéaux pour travailler sur vos dossiers complexes, nécessitant une concentration maximale.

Commencez donc par réveiller votre tonus intellectuel dès 8h30 avec un bon café, pour partir sur des bases dynamiques.

Enchaînez une heure et demie de travail, puis faites une pause, nécessaire à la récupération intellectuelle.

Entre 13 et 15 heures, en revanche, l’heure est à la sieste. Le corps somnole, votre vigilance aussi.

Ne vous attaquez pas à une tâche compliquée, préférez une action de routine, qui ne demande pas de concentration particulière.

Vers 16h, votre horloge interne s’affole, c’est le moment de repasser aux choses sérieuses, d’avancer sur vos dossiers épineux, jusqu’à 18 heures.

Passé ce délai, votre attention est de nouveau en berne, vous serez moins productif.

2) Commencez bien votre journée !

On ne le dit pas assez, mais la première heure de la journée est capitale. Bien souvent, elle conditionne toutes les heures à venir. Si elle débute mal, il y a fort à parier que les choses iront de mal en pis.

Des situations triviales engendrent la morosité dès le réveil. Pensez à les contrecarrer, avant qu’elles ne vous plongent dans la mauvaise humeur avant même d’entamer votre journée de travail.

Quelques gestes simples pour partir du bon pied :

1. Préparer les affaires du lendemain la veille : clés, vêtements, repas…En fonctionnant ainsi, vous avez la garantie de ne rien chercher le jour venu.

2. Vous lever un peu plus tôt : cela facilitera la prise du petit-déjeuner et vous donnera l’impression de ne pas être en situation d’urgence.

3. Prendre quelques minutes rien que pour vous : lecture d’un article dans un magazine, douche tonifiante…

4. Profitez de vos enfants, votre animal de compagnie…Ils sont de véritables accélérateurs de bonne humeur !

3) Procédez méthodiquement avec vos e-mails !

Le problème ? Depuis la veille, des dizaines de courriels sont venus s’ajouter dans la liste des choses à traiter et cela vous fait paniquer.
Relativisez. Parmi eux, certains ne nécessitent pas de réponse, d’autres sont destinés à la poubelle.

Commencez votre journée par ceux qui sont prioritaires et nécessitent une réponse courte. Remettez à plus tard ceux qui induisent une action, tout en les marquant afin de les traiter dès votre travail du jour terminé.

Inutile de consulter votre boîte à messages plus de deux fois par jour. Vous perdriez en efficacité.

4) Finissez vos tâches !

Quand une journée est remplie d’actions à accomplir, on perd vite pied. Le risque est de vouloir tout commencer et ne rien terminer. Cela rentre dans la catégorie du travail bâclé.

Mieux vaut réaliser une tâche pleinement, plutôt que de s’éparpiller.

5) Accordez-vous des pauses

Quand on travaille toute la journée sur ordinateur, cela énerve. Les yeux fatiguent, l’attention chute. Un repas le midi loin de l’écran de travail est plus que nécessaire pour se changer les idées et repartir sur de nouvelles bases.

Pour les temps de repos plus restreints, cinq à dix minutes permettent de souffler et de trouver de nouvelles idées.

Accordez-vous une pause une fois une tâche accomplie et non pas pendant l’action à effectuer. En procédant ainsi, vous vous récompensez d’avoir mené à bien votre travail et cela ne fera que vous motiver davantage.

Ces conseils et astuces sont à appliquer dès maintenant ! Prenez l’habitude d’agir ainsi pour optimiser votre efficacité.

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