Réussir sa gestion de projet en 5 étapes

Le démarrage d’un projet est source de stress. Devant la multitude des tâches à accomplir, vous pouvez vous sentir noyé et perdre pied avant même d’avoir inscrit votre premier mot sur papier.

Afin de réduire au silence ce sentiment angoissant, il est préférable de bien planifier chaque étape de votre projet pour avancer de manière constructive.

Étape 1 : La découpe du projet

Pour imager ce qui va suivre, figurez-vous une maison (=le projet) qui se tient majestueusement sur une colline. Pour ne pas se désintégrer au premier gros orage venu, votre construction doit faire l’objet d’étude à chaque brique posée (= les tâches à effectuer).

Il vous faut donc dans un premier temps, lister tout ce dont vous aurez besoin pour monter
votre somptueuse villa. Et également réfléchir aux tâches en rapport avec les briques fondatrices. Car il n’est pas seulement question du matériau de construction en lui-même, mais également du ciment, du temps de prise de celui-ci, de la taille des briques…Vous devez penser à l’ensemble des constituants, et vous poser des questions de la plus explicite à la plus implicite.

Étape 2 : L’enchaînement des actions à mener

Pour cette partie, je ne veux pas entrer dans des détails trop techniques, mais sachez qu’il existe une suite logique entre deux tâches.

Ce sur quoi vous devez vous interroger, c’est surtout sur  la relation qui existe entre votre action A et votre action B.

Qui précède qui ? Que devez-vous faire en amont pour faciliter la gestion de l’aval ? Vous vous doutez bien que si vous procédez dans le désordre, vous n’arriverez à rien…

Aussi, il est courant de catégoriser le plan d’attaque des tâches en fonction de leur nature.

Posez-vous ces questions :

–          Les deux actions peuvent-elles débuter en même temps ?

–          Devez-vous attendre la fin de l’une pour commencer l’autre ?

–          Est-il possible de vérifier une tâche alors que l’autre est toujours en cours ?…

Vous devez savoir exactement quelles actions nécessitent une concomitance parfaite et quelles autres sont plus souples dans le processus.

Étape 3 : Prévoyez délais et contraintes !

Quand vous avez planifié toutes vos tâches, assurez-vous à la fois des délais à respecter et des dates limites.

  1. Durée effective d’une action

Pensez à tenir compte d’éléments tels que le temps de séchage des murs de votre maison. Il ne serait pas pertinent d’entamer la seconde couche de peinture alors que vous venez de poser la première. Vous bénéficiez de plusieurs heures avant de pouvoir terminer cette action, profitez-en donc pour passer à autre chose, indépendante de cette tâche.

  1. Dates limites imposées

Pour ne pas payer des frais supplémentaires ou voir l’électricité de votre villa coupée, notez scrupuleusement les contraintes de temps. Telle action doit être faite au plus tard le…commencer au plus tôt le…

Étape 4 : Vos ressources !

Humaines ou matérielles, vos ressources sont le ciment qui fait avancer votre projet. Combien d’heures par jour  pouvez-vous consacrer à la construction de votre maison ? Quel pourcentage de temps sera appliqué à une action ? Quels jours seront travaillés ? Autant de réponses à apporter rapidement pour avoir une vision panoramique du processus d’avancement de votre projet.

Une fois que les cartes « ressources » sont distribuées, n’oubliez pas de les rattacher aux tâches. Un tableau récapitulant tout ceci dans la lignée d’un simple emploi du temps peut vous aider à y voir plus clair.

Étape 5 : La planification

Votre projet est monté, il ne vous reste qu’à vérifier la concordance entre les faits et les prévisions.

N’hésitez pas à retoucher l’emploi du temps au jour le jour en fonction des retards accumulés, ou au contraire, de l’avancement rondement mené. De ce fait, vous pourrez actualiser la date de fin de l’action, et prendre les mesures qui s’imposent en cas de délais non respectés.

En un mot : le planning s’adapte au projet, et non l’inverse ! En maintenant cette cohérence, vous verrez vite là où des erreurs ont été commises et pourrez les corriger.

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